POLITIQUE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Date d'effet : 1 février 2016

Nous accordons beaucoup d'importance à la protection de vos renseignements personnels. ACF Management (« ACF Management » ou « nous ») s'engage à assurer l'exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et communique en conformité avec les lois applicables. La présente politique en matière de protection des renseignements personnels (la « Politique ») constitue un énoncé des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels de nos clients, de nos fournisseurs, de nos consultants ou d'autres autres personnes (« vous »).

CONSENTEMENT

EN COMMUNIQUANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À ACF MANAGEMENT OU À SES MANDATAIRES, VOUS CONVENEZ QUE NOUS POUVONS RECUEILLIR, UTILISER ET COMMUNIQUER CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET DANS LA MESURE OÙ LA LOI LE PERMET OU L'EXIGE. Sous réserve d'exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins précisées à tout moment en communiquant avec nous de la manière indiquée ci-après. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir ou continuer à vous fournir certains services ou renseignements qui peuvent être importants pour vous.

  1. Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?
  2. Pour quels motifs recueillons-nous vos renseignements personnels?
  3. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
  4. Contrôle de vos renseignements personnels
  5. Où conservons-nous vos renseignements personnels?
  6. Comment pouvez-vous obtenir accès à vos renseignements personnels?
  7. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
  8. Communications en ligne et en matière de protection des renseignements personnels
  9. Modifications à la politique de protection des renseignements personnels
  10. Comment communiquer avec nous?

1. Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?

La législation canadienne sur la protection des renseignements personnels définit les renseignements personnels de façon large comme des renseignements concernant un « individu identifiable » ou comme des renseignements permettant d'identifier un individu. Les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir auprès de vous de temps à autre comprennent ce qui suit : (pour les clients : à titre de particuliers) vos noms, adresses, numéros de téléphone (bureau, résidence, cellulaire), vos adresses de courrier électronique, numéro de carte de crédit, votre rôle professionnel, vos besoins en formation, vos activités commerciales, les témoignages sur l'utilisation de nos services; (pour les fournisseurs, en tant qu'individus) : votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone (bureau, cellulaire), vos adresses de courrier électronique, et votre cv, le cas échéant.

2. Pour quels motifs recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons des renseignements personnels vous concernant pour les fins suivantes :

a) À l'égard des clients

Si vous êtes un client : i) pour l'ouverture d'un dossier; ii) pour fins de facturation,; iii) pour organiser les évènements de formation; iv) pour recommander le service le plus approprié; v) pour effectuer des relances commerciales (et pour confirmer votre consentement à cet égard) et vi) de façon générale, pour établir et gérer la relation d'affaire que nous avons avec vous et y mettre fin.

b) À l'égard des fournisseurs

Nous utilisons les renseignements personnels que nous donnent nos fournisseurs afin i) d'évaluer et de choisir votre société; ii) de passer des commandes; iii) d'effectuer des paiements; et iv) de maintenir notre relation d'affaire.

c) À l'égard des consultants

Nous utilisons les renseignements personnels que nous donnent nos consultants afin i) d'évaluer leur expertise; ii) d'effectuer des paiements; et iii) de maintenir notre relation d'affaire.

d) Autres fins

De plus, nous pouvons utiliser de temps à autre des renseignements personnels vous concernant pour les fins de :

  • déceler les erreurs, les fraudes, le vol et les autres activités illégales et protéger ACF Management et les tiers contre ceux ci, ainsi que pour vérifier la conformité aux politiques et obligations contractuelles d'ACF Management;
  • comprendre les besoins et les préférences des clients, des fournisseurs et des tiers et y répondre, y compris pour communiquer avec eux et effectuer des sondages, des recherches et des évaluations;
  • participer à des opérations commerciales, notamment l'achat, la vente, la location, la fusion et le regroupement ou tout autre type d'acquisition, d'aliénation, de titrisation ou de financement visant ACF Management;
  • respecter les exigences légales et réglementaires;
  • toute autre fin que nous pouvons vous indiquer de temps à autre.

3. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Aux fins énoncées au paragraphe 2 ci-dessus, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux tiers indiqués ci-dessous dans les circonstances suivantes :

a) Communication à des fournisseurs de services

(Pour les clients) Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d'autres entreprises qui fournissent des services en notre nom dans la mesure où elles en ont besoin, notamment à l'hôtel où aura lieu nos sessions de formation, à nos formateurs, et à nos fournisseurs qui héberge vos données et/ou qui font l'envoi de messages électroniques commerciaux à votre nom. Nous ne communiquerons à ces entreprises que les renseignements dont elles ont besoin pour fournir le service et il leur est interdit d'utiliser ces renseignements à toute autre fin.

b) Communication dans le cadre de transferts d'entreprises

ACF Management peut être partie à une vente ou à un transfert d'une partie ou de la totalité de ses entreprises. Dans le cadre de cette vente ou de ce transfert, ACF Management peut communiquer des renseignements personnels vous concernant à l'acquéreur (notamment dans le cadre du processus de vérification diligente), mais exigera de l'acquéreur qu'il s'engage à préserver le caractère confidentiel de vos renseignements personnels d'une manière qui est conforme à la présente politique.

c) Application de la loi et communication en vertu de la loi

ACF Management peut communiquer vos renseignements personnels à une institution gouvernementale qui a fait valoir qu'elle était légitimement autorisée à obtenir lesdits renseignements ou lorsqu' ACF Management a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles dans le cadre d'une enquête relative à une activité illicite, ou pour se conformer à une assignation, à un mandat ou à une ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant compétence pour exiger la communication des renseignements, ou pour se conformer aux ordonnances d'un tribunal concernant la remise des dossiers et la communication de renseignements ou aux conseillers juridiques d'ACF Management.

4. Contrôle de vos renseignements personnels

Chez ACF Management, nous voulons que vous soyez en mesure de comprendre la façon dont nous utilisons vos renseignements personnels. Pour ces raisons :

  • vous pouvez en tout temps nous enjoindre de ne pas utiliser vos renseignements personnels à d'autres fins que celles de vous fournir le service ou de vous donner les renseignements que vous avez demandés (voir la rubrique « Comment communiquer avec nous? » ci-dessous).
  • Le nom de l'expéditeur des communications d' ACF Management qui vous sont envoyées par courriel sera toujours indiqué et ces communications comprendront une option permettant de ne plus recevoir des messages commerciaux électroniques à l'avenir.
  • Vous pouvez accéder aux renseignements personnels vous concernant que nous avons dans nos dossiers et les mettre à jour, tel qu'il est indiqué ci-dessous à la Rubrique 6.

5. Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont conservés dans des emplacements sécurisés ainsi que dans des serveurs contrôlés par ACF Management, situés soit dans nos bureaux, soit dans les bureaux de nos fournisseurs de services. Pour obtenir accès à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir la rubrique « Comment communiquer avec nous? » ci-dessous).

6. Comment pouvez-vous obtenir accès à vos renseignements personnels?

Dès que vous en faites la demande par écrit, sous réserve de certaines exceptions, ACF Management vous informera de l'existence, de l'utilisation et de la communication de vos renseignements personnels et vous donnera accès à ces renseignements. Nous conservons les renseignements vous concernant pendant la période où vous faites affaires avec nous ainsi que pendant une période raisonnable par la suite ou pendant une période plus longue pouvant être prescrite par la loi. Les demandes d'accès devraient être envoyées à notre Agent de protection de la vie privée, en se servant des coordonnées fournies à la rubrique « Comment communiquer avec nous? » ci-dessous.

7. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous déployons des efforts conformes aux usages du commerce pour protéger les renseignements personnels que nous détenons contre la perte, l'usage abusif et la falsification.

Afin de protéger vos renseignements personnels, nous employons des mesures de protection administratives, contractuelles et technologiques. Par exemple, seuls les employés et les fournisseurs autorisés ont accès aux renseignements personnels concernant nos clients, nos fournisseurs et nos consultants. Lorsque des renseignements personnels sont envoyés à des tiers à des fins de traitement, nous nous assurons, au moyen d'ententes contractuelles avec eux, que ces fournisseurs de services ne puissent utiliser les renseignements qu'aux fins restreintes pour lesquelles ces renseignements leur ont été communiqués et ils sont tenus de préserver le caractère confidentiel des renseignements. De plus, nous exploitons des réseaux de données sécurisées protégés par des systèmes de coupe feu et de protection par mot de passe qui sont conformes aux normes de l'industrie.

8. Communications en ligne et en matière de protection des renseignements personnels

À l'occasion, ACF Management recueille des renseignements personnels par l'intermédiaire de son site Web et de communications en ligne. Dans la présente rubrique, nous vous donnons des renseignements supplémentaires au sujet de la collecte de ces renseignements personnels.

Témoins – Lorsqu'un visiteur accède aux sites Web d'ACF Management, nous pouvons avoir recours à un dispositif de navigation que l'on appelle un « témoin » pour recueillir des renseignements tels que le type de navigateur Internet et de système d'exploitation que le visiteur utilise, le nom de domaine des sites Web visités antérieurement par le visiteur, la date et la durée de la visite, le nombre de visites, le temps moyen passé sur nos sites Web, les pages consultées et le nombre de témoins accumulés. Un témoin est un petit fichier texte qui contient un numéro d'identification unique qui identifie le navigateur du visiteur, mais pas nécessairement le visiteur, et qui transmet ces renseignements à nos ordinateurs chaque fois que nos sites Web sont visités. Nous ne serons en mesure d'identifier les visiteurs que si ceux ci nous donnent des renseignements précis les concernant (par exemple ex. en adhérant à nos services ou en communiquant avec nous par l'intermédiaire de nos sites Web). Outre les fins indiquées dans notre Politique, nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis sur nos sites Web et les partager avec d'autres entreprises avec qui nous entretenons des liens d'affaires afin d'évaluer l'utilisation de nos sites Web et d'en améliorer la fonctionnalité et le contenu. Les visiteurs peuvent réinitialiser leurs navigateurs de façon à ce qu'ils soient avisés lorsqu'ils reçoivent un témoin ou de façon à refuser les témoins. Toutefois, si un visiteur refuse les témoins, il pourrait ne pas être en mesure d'utiliser certaines fonctions offertes sur nos sites Web.

Communications par courriel – À l'occasion, nous pouvons vous faire parvenir par courriel des communications d'ordre publicitaire ou promotionnel qui contiennent des renseignements qui peuvent être utiles, notamment des renseignements au sujet des services qu'offrent ACF Management et d'autres tiers avec qui nous entretenons un lien d'affaire. Nous inclurons dans ces communications des directives qui vous permettront de retirer votre nom de notre liste d'envoi et de nous informer de vos préférences si vous ne souhaitez plus recevoir d'autres courriels de nature publicitaire ou promotionnelle de la part d' ACF Management à l'avenir. Si vous nous envoyez un courriel ou communiquez avec nous par l'intermédiaire de notre site Web, nous pouvons conserver ce message, votre adresse électronique et le message que nous vous avons envoyé en réponse à votre courriel.

Liens – Nos sites Web peuvent contenir des liens à d'autres sites Web, mais ceux ci ne sont donnés qu'à titre informatif. Les visiteurs sont avisés que les sites Web de tiers peuvent avoir des politiques et des pratiques en matière de protection des renseignements personnels qui sont différentes de celles d'ACF Management, et ACF Management n'a aucune responsabilité à l'égard de ces sites Web de tiers.

9. Modifications à la politique de protection des renseignements personnels

ACF Management se réserve le droit de modifier ou de compléter en tout temps la présente Politique.. Si nous apportons des modifications à la présente politique, nous vous aviserons, notamment en affichant la politique modifiée sur notre site Web au http://academiedegestion.com/. De plus, ACF Management rendra disponible la politique modifiée ainsi que les modifications sur demande à l'Agent de protection de la vie privée d'ACF Management. Cependant, ACF Management obtiendra les consentements nécessaires aux termes des lois applicables sur la protection des renseignements personnels si elle entend recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels concernant un individu à d'autres fins que celles pour lesquelles le consentement a été donné, à moins que cela ne soit par ailleurs requis ou autorisé par la loi.

10. Comment communiquer avec nous?

ACF Management a nommé un Agent de protection à la vie privée chargé de surveiller le respect de la présente Politique et des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Pour obtenir des renseignements additionnels au sujet des pratiques d'ACF Management en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels d'ACF Management, dont les coordonnées sont mentionnées ci-dessous :

ACF Management
Attention : Agent de la protection de la vie privée
1-800-861-6618